ROI Magazin

Das Fachmagazin für Messbarkeit in der Personalentwicklung

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Evaluation Excellence in der Weiterbildung – Wunsch oder Wirklichkeit?

Lernen vom Marktführer. Erst eine ganzheitliche Betrachtung der Aus- und Weiterbildung ermöglicht es, Erfolge zu optimieren, konkret nachzuweisen und so die Effizienz Ihrer Maßnahmen zu steigern. Messen Sie Ihre Maßnahmen auf allen 5 Evaluationsstufen? Ist Ihr Evaluationssystem in der Lage, einen ROI (Return on Trainings-Investment) nachzuweisen, der die Isolierung der Trainingseffekte berücksichtigt? Basiert Ihre Evaluation auf den Erfahrungen aus jährlich weltweit über 5.000 Projekten? Frank C. Schirmer, anerkannter Return und Investment (ROI)-Experte erläutert Ihnen ausführlich das weltweit bewährte Erfolgssystem „Evaluation Excellence“ vom Marktführer. 

Bei immer kürzeren Veränderungszyklen ist Wandel heute die bedeutende Konstante in der Wirtschaft. Die Suche nach Kostenvorteilen und der ständig steigende Wettbewerb erhöhen den Druck auf die Aus- und Weiterbildung und ihre Budgets. Unstrittig ist, dass Führungskräfte und Mitarbeiter durch zielgerichtetes Training weiterentwickelt werden sollten. Denn in mehr als zwei Drittel aller Unternehmen besteht eine große Diskrepanz zwischen der strategischen Zielsetzung und ihrer Umsetzung. Doch stellt der nicht oder nur unzureichend nachprüfbare Erfolg aufwendiger Maßnahmen für die Entscheider einen großen Unsicherheitsfaktor dar. Bislang aber war die konkrete Kosten-Nutzen-Analyse einer Entwicklungsmaßnahme Wunschdenken. Vor die Wahl gestellt, Geld für die Weiterbildung ohne Evaluation aufzuwenden oder gezielt in eine messbare und nachweislich erfolgreiche Weiterbildung zu investieren, wird jeder Verantwortliche letzteres bevorzugen. Denn eine Investition beinhaltet eine klare Erwartungshaltung, mit ihr wird ein Return on Investment verbunden. In der Finanzsprache gibt es dafür einen Begriff: Der Erlös aus eingesetztem Kapital, der Return on Investment oder kurz ROI. Dieser ist als Standardbegriff zur Bewertung von Kapitalinvestitionen hinreichend bekannt.

Für einige Unternehmen neu hingegen ist, einen Return on Investment in der Aus- und Weiterbildung zu messen – also bei Training und Seminaren zur Entwicklung und Leistungssteigerung der Mitarbeiter. Dabei ist eine Übertragung nur logisch und sinnvoll – jedenfalls aus Managersicht. So hat mittlerweile die Diskussion um den ROI einen festen Platz unter den kritischen Themen in der Aus- und Weiterbildung eingenommen. Dies belegen nicht nur seine weltweite erfolgreichen Implementierungen in Unternehmen, sondern auch seine Präsenz auf den Agenden der Fachveranstaltungen und Konferenzen/Kongresse und die vielen Veröffentlichungen in diversen Fachzeitschriften. 

TQM (Total Quality Management), KVP (kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess), Six Sigma etc. haben dem ROI und der Evaluation zusätzliche Aufmerksamkeit beschert. Heute messen Unternehmen Leistungen und Prozesse, die zuvor nicht überwacht oder gemessen wurden. Dieser neue Unternehmensfokus erhöht den Druck auf die Weiterbildung, die jetzt Messungen zur Ermittlung der Ergebnisse und Erfolge ihrer Programme durchführen muss. Auch haben Reorganisation, Restrukturierung und (drohendes) Outsourcing die Trainingsverantwortlichen veranlasst, sich auf die Endergebnisse zu konzentrieren. Es zählt, „was unterm Strich herauskommt“. Um die Programme stärker mit den Bedürfnissen des Unternehmens zu verbinden, wurden viele Trainingsprozesse restrukturiert. Diese Veränderungsprozesse brachten der Evaluation steigende Aufmerksamkeit und führten zur Auswirkungsmessung der Programme, einschließlich der Ermittlung ihres ROI.

Allerdings besteht immer noch eine große Diskrepanz zwischen Wunsch und Wirklichkeit, was einige unabhängige Befragungen in Unternehmen belegen. Was sind die Gründe? Falsche Vorstellungen, Angst vor Veränderungen oder Mangel an Kompetenzen halten die Weiterbildung anfänglich davon ab, aussagekräftige Evaluationssysteme zu implementieren. 

Solche falschen Annahmen und Vorstellungen sind u. a.: 

  • Die Auswirkungen und Effekte eines Trainingsprogramms können nicht genau ermittelt werden.
  • Manager wollen die Ergebnisse nicht in monetären Werten ausgedrückt haben.
  • Fragt der Vorstand nicht nach einem ROI, wird dieser auch nicht erwartet.
  • „Ich habe ein professionelles, kompetentes Team. Deshalb muss ich die Wirksamkeit unserer Programme nicht rechtfertigen.“

Dabei ergab eine weltweit durchgeführte Studie  von Success Analytics, dass Unternehmen mit einem fundierten Evaluationssystem mehr in Training investieren als Unternehmen ohne umfassendes Evaluationssystem. Aus- und Weiterbildungsbereiche, die ein aussagefähiges Evaluationssystem aufbauen, erkennen den Nutzen, überwinden die Ängste und falschen Annahmen und bauen über Zeit eine ergebnisorientierte Weiterbildung auf. 

Nun stellt sich die Frage, wie kann eine ergebnisorientierte Weiterbildung aussehen? Wie kann ein effizientes Evaluation Excellence System aufgebaut werden?

Bewährtes Komplettsystem für Ihren Erfolg

Die Grafik 1 zeigt das weltweit anerkannteste Erfolgssystem, das entwickelt wurde und in Deutschland, Österreich und der Schweiz über Success Analytics exklusiv vermarktet wird:

  • Der Evaluationsrahmen wurde von Dr. Jack J. Phillips basierend auf den 4 Evaluationsstufen nach Donald Kirkpatrick durch die 5. Stufe ergänzt – den ROI. Die Grafik 2 zeigt die weltweit anerkannten 5 Evaluationsstufen. Dabei wird deutlich, dass die Manager eher Daten der Stufe 3 bis 5 verlangen, meist aber lediglich Daten der Stufe 1 und 2 erhalten. Eine Diskrepanz, die über Zeit gelöst werden muss. Viele Weiterbildungsbereiche fokussieren ihre Anstrengungen momentan auf die Stufe 3, den Lerntransfer. Sicherlich die wichtigste Stufe, denn gelingt der Transfer des Erlernten auf den Arbeitsplatz nicht, verpuffen die Investitionen. Allerdings ist das zu kurz gegriffen: Wird „nur“ der Lerntransfer erfasst, ist noch nicht beantwortet, ob die Lernziele (Stufe 2) und die Anwendungsziele (Lerntransfer, Stufe 3) überhaupt die Auswirkungsziele (Geschäftsergebnisse, Stufe 4) beeinflussen. Erst so kann ein glaubwürdiger ROI-Wert ermittelt werden.
  • Dr. Phillips entwickelte und optimierte den ROI-Prozess, den weltweit anerkannten Prozess, um Weiterbildung optimierbar und messbar zu gestalten. Er gilt als der weltweite Standard für Evaluation Excellence. 
  • Anwendungen, Fallstudien, Standards/Grundsätze und bewährte Methoden helfen zu definieren, was „wirklich zählt“. Neue Methoden werden somit „geprüft“ und erst dann integriert, wenn diese auch nachweislich den Lernerfolg verbessern. Dieser Optimierung über drei Jahrzehnte verdanken wir, dass ein glaubwürdiger, praxisorientierter Prozess zur Optimierung von Trainingsmaßnahmen entstanden ist. 
  • Evaluations-Softwareprogramme wurden basierend auf den ROI-Prozess entwickelt. Firmen wie Microsoft, BT, HP verwenden diese Software mit über 100 Tools zur Analyse von Lernerfolg, um weltweit den eigenen Lernerfolg zu ermitteln. Diese Software hat mittlerweile über 120 Mill. Dateneinträge und ist weltweit der Standard bei Lernerfolgsanalysen. Aufgrund der Verwendung der gleichen Prozesse und Einsatz von bewährten Methoden lassen sich Benchmarks durchführen, intern und extern. 
  • Die Praxis an erfolgreichen Implementierungen beweist: Ca. 70 % der Fortune 500 Unternehmen wurden bereits in der ROI-Methodik ausgebildet. Über 5.000 Personen wurden bereits in der ROI-Methologie zertifiziert. Mehr als 5000 ROI-Auswirkungsstudien werden jährlich umgesetzt. Viele Fallstudien von namenhaften Firmen, insbesondere bei Soft Skills wurden veröffentlicht (anzufordern bei Success Analytics). 

Strategien erfolgreich umsetzen

Die ROI-Methodik hat sich über drei Jahrzehnte bei Managern, Personalentwicklern, Controllern und der Wissenschaft hinweg bewährt. Sie wurde in den unterschiedlichsten Unternehmen und Organisationen branchenübergreifend adaptiert und erfolgreich implementiert. Sowohl im privaten, als auch im öffentlichen Sektor. Und das in mittlerweile 45 Ländern. Der weltweite Erfolg hat verschiedene Gründe:

  1. Der Prozess ist zugleich logisch und praktisch. Es werden systematisch sechs Datenarten gesammelt, welche die tatsächlichen Auswirkungen eines Lernprogramms oder einer Entwicklungsmaßnahme zeigen. Mathematische Formeln und Statistiken finden dabei nur minimale Anwendung.
  2. Die ROI-Methodik hat sich in der Praxis unter den verschiedensten Rahmenbedingungen bewährt. Das umfangreiche Feedback der vielen routinemäßigen Anwender sorgt für ihre kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung. 
  3. Die ROI-Methodik ermittelt genau die Arten von Daten von Entwicklungsmaßnahmen, die Top-Manager sich wünschen und benötigen. 
  4. Der ROI-Prozess liefert sehr nützliche Informationen zur Verbesserung der Entwicklungsprogramme. Jede Auswirkungsstudie enthält wertvolle Daten über die Auswirkungen des Programms, einschließlich der erfolgskritischen hinderlichen und förderlichen Faktoren.
  5. Der ROI-Prozess wird bei den verschiedensten Arten von Maßnahmen eingesetzt: virtuelle Seminare, Organisationsentwicklung, Führungskräfteentwicklung, Vertriebstraining, Servicetraining, Teamtraining, Qualitätsmanagement, E-Learning, Blended Learning, Fachtraining, Sicherheitstraining, Kompetenzsysteme, Einstellungsprozesse, Karriereplanung, EDV-Einführungen, TQM-Konzepte. 
  6. Der ROI-Prozess kann als Methodik verwendet werden, um Ihre Strategieumsetzung zu optimieren und nachzuvollziehen. BSC, Six Sigma oder andere Managementtools „messen“ meist nur auf Evaluationsstufe 4. Der Nachweis, dass Training zur Unterstützung der Maßnahmen notwendig und sinnvoll ist (Evaluationsstufe 1 und 2) und deren praktische Umsetzung (Evaluationsstufe 3) weist der ROI-Prozess nach – Trainings-Scorcards zur Verlinkung entstehen. 

Kurz, es ist ein bewährter, für jeden Manager in der Aus- und Weiterbildung sehr wertvoller Prozess mit Benchmarks. 

Der ROI-ProzessTM – der Königsweg der Evaluation

Der ROI-ProzessTM (vergl. Grafik 3) besteht aus 4 Phasen und gliedert sich in logische Prozessschritte. Die Ermittlung des ROI basiert auf 5 Evaluationsstufen (in der Abbildung als Stufe bezeichnet), welche in unterschiedlichen Prozessschritten erfasst und analysiert werden. Unter www.Succcess-Analytics.com können Sie eine Kurzbeschreibung des ROI-Prozesses anfordern.

Der ROI-ProzessTM umfasst exklusiv die Prozessschritte „Isolierung der Trainingseffekte“ mit 9 bewährten Methoden und „Finanzielle Bewertung“ mit 10 bewährten Methoden. Zur Berechnung des ROI fließen nur die isolierten und finanziell ermittelten Nutzen des Trainingsprogramms sowie die Vollkosten ein. Können Leistungsparameter nicht finanziell (monetär) bewertet werden, handelt es sich um immaterielle Werte, die auch erfasst werden.

ROI-Beispiel: In einem Unternehmen sollte die Krankenrate von 6 % auf 
4 % gesenkt werden und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit um 5 % gesteigert werden. Es wurden verschiedene Maßnahmen parallel gestartet: interne Marketingkampagne, verbessertes Belohnungssystem für durchgeführte Krankenrückführgespräche und Training für Rückführgespräche. Alle Maßnahmen waren koordiniert. Nach allen durchgeführten Maßnahmen wurde die Krankenrate um 2,5 % gesenkt und die Mitarbeiterzufriedenheit um 6 % gesteigert. Ein toller Erfolg. Aber welche Maßnahme ist für das Erreichen des Erfolges wie verantwortlich? War es die interne Marketingkampagne, das verbesserte Belohnungssystem oder das Training? Könnte durch zukünftige Optimierung ähnliche Projekte verbessert werden? Könnten z. B. das Training (oder das Marketing oder das Belohnungssystem) entfallen und der gleiche Effekt würde erzielt werden? Bei diesem Beispiel wurde für die Trainingsmaßnahme „Kontrollgruppen“ eingesetzt, um die Effekte zu isolieren. Dadurch wurde deutlich, dass 1,5 % der Krankenrate auf das Training zurückzuführen war (1 % auf die Marketingkampagne und das Belohnungssystem). Der Anteil des Trainings zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit lag bei 3 %. Die Krankenrate in Höhe von 1,5 % ergab einen monetären Wert von 145.000,- Euro, die sich das Unternehmen einsparte. Der Mitarbeiterzufriedenheitseffekt des Trainings in Höhe von 3 % sollte nicht in einen monetären Wert überführt werden. Prinzipiell war es zwar möglich, genau zu ermitteln, was 3 % Mitarbeiterzufriedenheit monetär bedeutet, doch wurden die Kosten zur Ermittlung (Befragungen durch externe Umfrageinstitute) als zu hoch eingeschätzt, so dass der Mitarbeiterzufriedenheitswert „nur“ als immaterieller Wert ausgewiesen wurde. Die Vollkosten für die Trainingsmaßnahme wurden mit 83.640,- Euro berechnet. Der ROI-Prozess ergab für diese Maßnahme folgende Berechung:

ROI=145.000,- minus
83.640,-
————
83,640,-
73%plus einen immateriellen Wert in Höhe von 3 % Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Die immateriellen Werte und deren monetären Bewertung erfolgt im Prozessschritt „Finanzielle Bewertung“. Dabei wird zwischen harten und weichen Daten unterschieden. Die harten Daten wie Produktionskosten, Umsatz, Gewinn, Ausfallzeiten, Reaktionszeiten, Ausschuss, Zahlungsmoral, Reklamationsrate, um nur einige zu nennen, werden von vielen Unternehmen erfasst und bewertet. Die Unternehmen unterscheiden sich insbesondere durch die Datenanalyse in den „weichen“ Daten, wie z. B. Konfliktrate, Entscheidungen treffen, gesteigerte Kundenloyalität, Mitarbeiterzufriedenheit, verbesserte Kommunikation. Solche weichen Daten können mit akzeptabler Genauigkeit alle in monetäre Werte überführt werden. Viele Unternehmen treiben einen erheblichen Aufwand, um genau zu wissen, wie viel 
1 % Kundenzufriedenheitssteigerung tatsächlich bedeutet, externe Umfrageinstitute machen es möglich. Es ist eine bewusste Entscheidung jedes Unternehmens, ob ein weicher Parameter erfasst werden soll oder nicht. Sind „weiche“ Daten finanziell bewertet worden, ist es ein leichtes diese Parameter für den ROI-Prozess zu verwenden. Sind sie es nicht, müssen diese ggf. entwickelt werden, wobei der Aufwand erheblich von der Glaubwürdigkeit der Datenquelle abhängt. 

Nutzen Sie das Know-How vom Marktführer bei Evaluation Excellence

Dieser weltweit einzigartige Fundus an Erfahrungen und Know-how hilft Ihnen, die richtigen Schritte für Ihre Ausgangssituation und Zielsetzung auszuwählen und zu implementieren. Hier die Hauptnutzen für Sie:

  • Sofortige Analysen der Umsetzungsschwierigkeiten – bezogen auf die Auswirkungsziele – gewährleisten eine „Steuerung“ der Maßnahmen. 
  • Er ist der glaubwürdigste, genaueste und am häufigsten angewandte Prozess, um die Effektivität und Auswirkungen von Trainings aufzuzeigen. 
  • Die Kalkulation des ROI in verschiedenen Programmen zeigt, welche Programme den größten Beitrag für das Unternehmen leisten. Sie ermöglicht damit, die Priorität auf Programme mit hohen ROI-Werten zu legen. 
  • Er ist ein ergebnisorientierter Prozess, der das Augenmerk auf die Endresultate legt. Der Prozess erfordert, dass alle am Prozess Beteiligten (u. a. Entwickler, Trainer, Teilnehmer) sich gemeinsam auf messbare Ziele konzentrieren. Alleine durch diese Vorgehensweise erhöhen Sie die Effektivität Ihrer Maßnahmen im hohen Maße. 
  • Die Ermittlung der ROI-Ergebnisse ist einer der besten Wege, den Respekt des Top-Managements/Auftraggeber zu erlangen.
  • Der Prozess kann das Management davon überzeugen, dass das Training eine Investition darstellt und keine Kosten. Erkennen Manager den wirklichen Beitrag des Trainings zur Erreichung ihrer Ziele, kommt der Aus- und Weiterbildung zumeist eine wichtigere Rolle im Unternehmen zu. 

Lesen Sie im weiteren Artikel anhand konkreter Fallbeispiele aus Unternehmen, wie die Trainingseffekte isoliert werden und diese finanziell bewertet werden und wie der ROI-ProzessTM erfolgreich implementiert werden kann. 

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Frank C. Schirmer

Frank Schirmer, Dipl. Ing., ist Geschäftsführer von Success Analytics und zertifizierter Trainer und Berater für Führungskräfteentwicklung, Teamentwicklung, Vertrieb, Service und Qualitätsmanagement. Seine Erfahrungen beruhen u. a. auf erfolgreiche Projektleitung vom Einzelseminar bis zur weltweiten Strategieumsetzung für 6.000 Führungskräfte mit 20 Trainern. Er betreut seit über 25 Jahren Fortune 500 Unternehmen als Experte zur Konzeption und Implementierung von Trainingsmaßnahmen und deren Evaluation. Frank Schirmer ist Autor des erfolgreichen Buches „Return on Investment in der Personalentwicklung“ und von diversen Veröffentlichungen in „managerSeminare“ und „Wirtschaft und Weiterbildung“. Er ist international als Experte zur Messung von High-Impact-Konzepten anerkannt.